圖1

大家好，我是無人之境，也是一季社群的老朋友了。作為已經工作了13年的資深市場人，一直在從事市場企劃及媒體推廣及活動策劃組織等相關方面的工作，所在行業涉及金融、教育、IT軟件、商業地產等多個領域，今天我很榮幸被一季社區邀請，在這里和大家分享我在活動執行方面的一些經驗和心得。今年受疫情影響，由于各地政策不一樣，在5月份以前我所在的北京應該是不可以舉辦各類有規模的線下會議或者活動了，但隨著戰役的逐步成功，從6月開始，我想隨著各行業開始復蘇走入正軌，各類品牌或商業活動的組織落地需求應該會日益強烈，我前單位旗下的酒店已經在洽談5月初的場地預訂了，希望我今天分享的《手把手教你寫：一看就懂·馬上能用的活動執行方案》半個小時時間能幫到大家。

接下來，我將站在甲方的視角，通過一個案例來對執行方案的十大要素來進行逐步拆解說明，幫助大家更好的了解如何撰寫一個標準的活動執行方案。首先，在撰寫活動執行方案之前，我們要做哪些準備呢？就我個人的經驗而言，準備工作應該包括四個要點（圖二）：

圖2

我們都知道，活動策劃和執行都是為了實現活動目標服務的，因此在活動執行過程中環節的設計和流程推進的細節需要我們提前準備和適時調整；活動策劃方案中的時間、地點（場地）、組織方、重點嘉賓、主持人、媒體及參會人員規模、可調動的工作人員、合作方等信息是否已經基本確認和就位。

由于一個活動往往是多部門配合，規模比較小的公司甚至是全員上。因此，我們建議活動執行方案最好安排讓市場部或行政運營部等部門的主管或者經理來撰寫。這個人最好有一定的級別，對本部門和其他部門的同事工作情況相對比較了解，且因為有級別，從內外部調動和協調資源會相對更為方便。

執行方案撰寫是為了給到籌備及現場執行負責人及活動各重要環節的執行人員以及合作方、供應商等等重點人員使用。因此，我們建議活動執行總負責人應提前組織公司相關管理層及主要工作負責人開一個籌備動員會議，動員會議的舉辦時間一般根據活動規模和執行難易程度在活動開始前一周舉辦。動員會議中，總執行負責人應針對所撰寫的執行方案，逐個進行事項說明和任務拆解分析，并且在會議溝通中及時了解每個事項負責人對所分配任務的想法和應對態度，是否有更好的建議并及時調整方案，確保各種準備工作有序進行。

這個真實的活動案例是我之前所任職的香港大學中國商業學院在北京東方君悅飯店舉辦的“港大ICB國際化運營與人才發展論壇”，活動的基本信息見圖3。

圖3

這個活動分為北京和上海兩場，北京場的參會規模為200人，我們提前半年就對這個活動的主題和嘉賓話題以及邀約做了系統的準備，我們希望利用活動企業的國際化運營如何匹配人才能多個討論主題，通過港大的口碑和嘉賓的影響力，引發媒體和大眾的關注，讓更多的人知道并了解香港大學中國商業學院，吸引并挖掘潛在的研究生學歷報讀人員線索并進行相應的課程推薦完美活動策劃這樣寫，從而促成課程就讀報名。

圖四是本次活動的議程安排，時長4個小時左右，主要包括四個大環節分別是兩個主題演講、兩個高峰對話、一個圓桌對話，以及最后的課程推薦。這個活動的參會人員主要針對的外企部門經理級別以上及大中型企業的高級管理人員。

圖4

當時我負責這個活動落地的總統籌，由我負責撰寫本次活動的執行手冊并帶領團隊完成落地執行。活動執行手冊的撰寫一般包括以下十大基本要素（圖5），分別是封面、活動內容、會場布置、物料準備、VIP/媒體接待、內容管理、準備工作及分工安排、活動當天分工及現場管理、緊急聯絡方式、著裝要求說明。

圖5

接下來我們分別對這十大要素一一進行拆解，首先，我們先看前三個要素（圖6）。

我個人習慣是做任何一份策劃或執行方案無論是word還是PPT，都愿意加上一頁封面，版式不限可以因不同的閱讀習慣而異，但內容一定包含活動主題、活動日期/城市、活動組織機構、主要負責部門以及報備信息。封面的存在一方面讓方案顯得更完整更有儀式感，另一方面也讓使用的人拿到以后可以對關鍵信息做到一目了然。封面之后就是活動內容頁，包括：日期/星期幾/活動時間、活動日程/流程、主要工作人員與重點事項、活動物料、嘉賓邀約接待與具體安排、媒體對接。接下來是會場布置頁，包括平面示意圖、主會場外、主會場內、VIP接待/休息/專訪室等。（更具體的內容可以購買本期課程音頻）

圖6

圖7和圖8是我當時為“港大ICB國際化運營與人才發展論壇”撰寫執行手冊的頁面展示，會場平面圖一般場地方會提供，如果不能提供也可以自己畫一下，包括：安全的出口、桌型圖、VIP休息室等，重點區域如安全出口、會場出入口、簽到區等應在平面圖上做好標記，方便執行人員清楚了解會場信息。

圖7

圖8

接下來是是執行方案十大基本要素的第四到第六項，見圖9。

第4要素就是活動物料的準備：活動準備物料及數量等。第五大要素，就是VIP跟媒體接待，一般都會有專門的同事來負責。包括整個的一個邀約情況，以及具體怎么接待，尤其對媒體會有一些車馬費，包括禮品，還有新聞稿的準備。同時有些VIP你是需要付費的，無論是費用還是這個禮品都要提前準備好。第六要素為內容管理，主要是為了更好的服務嘉賓，嘉賓使用主辦方準備的電腦，電腦要保證可以閱讀各種版本的PPT及PDF軟件。如果嘉賓使用自己的筆記本，主辦方需要提前準備轉換接頭和適配的翻頁筆，還有就是準備活動串場背景設計與環節內容，更重要的是要跟嘉賓溝通盡量將一些比較敏感的話題規避掉，同時，還需要跟非專業的主持人溝通現場突發情況的處理。

圖9

圖10為是當時活動的內容管理的模板設計圖。

圖10

活動執行手冊十大基本要素中的第七項（圖11）準備工作及分工安排是比較重要的環節。

所有的準備事項的安排必須要做到盡可能的細致，也就是說總負責人要需要不斷推演整個活動流程從開始簽到一直到活動結束的各個環節細節與環節之間的銜接，盡量避免在環節執行和物料配合上發生遺漏。另外，需要重點提醒的是所有的工作事項以及物料的準備，必須責任到人而不是部門，必須責任到人而不是部門，必須責任到人而不是部門，重要的事情說三遍！各個準備工作事項也必須要有清晰的完成時間節點并由專人追蹤確認進展，在物料準備過程中確保物料的可實施性、可兼容性以及環節設計配合的易操作性。

圖11

活動執行手冊十大基本要素中的第八項（圖12）是活動當天的成功跟現場管理，針對此，我們建議遵循16字原則，就是分工明確，責任到人，適時調整，隨機應變。第八項的內容比較，在這里就不細展開，分享結束后，一季群主會把本次內容的活動執行手冊文件包共享給大家學以致用。

圖12

最后是活動執行的十大基本要素的第9和第10項。第9要素，緊急聯絡方式，各種可能參與本次活動人員的聯系方式都要寫到手冊里，尤其是一些重要人物如嘉賓、主此人、媒體記者等，這些嘉賓和助手的微信號跟手機號必須同時都要，另外就是我們在跟嘉賓邀約或者溝通話題的時候，盡量是通過電話跟本人保持溝通，一定要確保是本人，而不是助理。我們之前有過這樣的失誤，就是一直跟助理溝通得很好，但是助理跟嘉賓傳達時信息不到位，導致嘉賓參加的環節內容以及時間出現了較大偏差造成了無法挽回的后果，這種情況大家一定要想方設法的避免。

圖13

到這里，活動執行手冊十大基本要素就拆解完畢了，最后還有一些碎碎念再跟大家啰嗦一下（圖14）.

1.任何的活動策劃跟落地執行，保證安全一定是第一要義。我們所說的安全是包括敏感話題的安全以及所有參會人員、工作人員的人身安排、還有所有活動物料、設備設施的安裝使用拆卸安全。

2.執行過程中，我們一定要注意活動人員規模的控制，并根據活動性質進行必要的活動報備，政府對舉辦活動尤其是大型聚集類的活動有著嚴格的要求和安保規定，活動是否有媒體、有明星、有政府政要、是否有外籍人士或使領館工作人員等，均需要到活動場地所在地的公安局以及出入境管理局進行報備，這都有一套完整的報備材料，北京的各個區派出所要求可能不太一樣，這個一定要跟活動場地方提前溝通好，一般場地方都會提供協助。

3.如果活動是在室外舉行的那就一定要做好天氣預案，尤其像大風大雨這類往往天氣預報并沒有那么準，所以盡量先考慮室內場地再考慮室外，包括人員疏導、物料保護以及日期變化等。

4.最后關于活動傳播方案，最好是在活動策劃階段就同步進行，包括傳播形式、媒體選擇、話題炒作及延展影響等等，盡可能做到小活動大傳播。

圖15

Q&A環節

1.學員問題：活動成本控制上有沒有什么好的建議？

無人之境：關于成本控制，要看活動目的和規模，一般不含餐的活動，我們所有的人均成本基本控制在200-300元/人左右，含餐住宿的會議單人成本控制在4500元/人左右。上面的成本僅僅是會務執行哈，不含傳播的費用。我們一般做活動或者會議，會務和傳播的預算是分開的。當然每家公司或者每個負責人的習慣和要求標準不一樣，要根據實際情況具體分析。

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